リモートワークが普及する中、仕事の進捗状況の把握や社員とのコミュニケーションに不便さを感じる企業は増えている。そこで昨今注目されはじめたのが「コラボレーションツール」である。まるでオフィスにいるかのようなコミュニケーションが図れる上、作業の一元管理や共有が簡単に実現する。ここでは、そんなコラボレーションツールのひとつである「Zoho Workplace」を紹介する。

「Zoho Workplace」とは？

　これまでは、ドキュメント作成やWeb会議、チャット、メールなど、それぞれ別々のツールやアプリを使う方法が主流だった。しかし、一度に複数のアプリを開きながら作業をすると、かえって煩わしく感じることもある。作業効率に影響が出る場合もあるだろう。

　Zoho Workplaceなら、一つのソフトウェアで下記のツール全てが使えるため作業の一元化や簡素化が可能だ。

・文書作成
・表計算シート作成
・プレゼンテーション作成
・ファイル管理
・WEB会議
・メール
・チャット
・メンバー向けソーシャルネットワーク構築

　また、オンライン上で作業を進めるための情報共有もスムーズになり、他のメンバーとリアルタイムで同時に作業を進めることもできる。

　「リモートワークが増え、明らかに社内全体の作業効率が悪くなっている」「情報共有するたびに時間が取られる」「メンバーの進捗状況が把握できずに困っている」という企業にとって、Zoho Workplaceは心強い味方となってくれるだろう。
 

「Zoho Workplace」の機能を最大限に活かす方法

 
　オフィスワークが一元化されるだけでも十分に魅力的だが、Zoho Workplaceは単なるコミュニケーションツールではない。その他にも作業の生産性を上げるようにサポートしてくれる機能を搭載する。Zoho Workplaceの機能を最大限に活かす方法を紹介しよう。
 

AI機能「Zia」で文章品質の向上をサポート

　英文でドキュメントを作成する場合、校正ツールや翻訳ツールを活用しているビジネスパーソンもいるだろう。しかし、よほど性能がいいツールでないかぎり、正しい英文に翻訳されていないケースは多い。その結果、文書作成よりも、その後工程の校正や修正作業の方に時間を費やしてしまいがちになる。

　Zoho Workplaceにあるアプリ「Zoho Writer」は、独自のAI機能「Zia」が文法をチェックし、分かりやすい文書に修正するように提案してくれる。しかも、文の平均的な長さや多音節語のチェックなど、事細かくチェックしてくれる優れものだ。

　Ziaに任せておけば、ドキュメントの校正や修正にかかっていた時間が省略され、より効率的に文書作成が行えるというわけだ。
 

「Zoho Connect」により情報共有をサポート

　社内の情報共有に問題が生じると、仕事の進捗状況に影響が出るだけでなく、社員同士のコミュニケーションにも影響を与える。

　リモートワークの導入が進むにつれ、社員同士で仕事の進捗を把握することが難しくなり、「どうして手遅れになる前に問題を共有しなかったのか」などと最悪の結果を招いてしまった企業も少なくはないだろう。

　Zoho Workplaceのアプリ「Zoho connect」は、使いやすい上、スムーズな情報共有をサポートしてくれる。

　例えば、システム内でのカレンダー共有やタスク管理など進捗状況が確認できるだけでなく、社内報の提供、アンケート実施など社内での認識度やコミュニケーションを深めるツールとしても一躍買ってくれるのだ。

　もちろんiOSやAndroidでも利用可能で、OSやデバイスを選ばない。いつでどこでも他の社員とコミュニケーションを取れる点も魅力だ。
 

Zoho Workplaceの導入に向いている企業

　一つの入り口からデータ作成や共有、保存の全てが可能で、データ作成ツールの統一化、スムーズなデータ共有が実現できるZoho Workplaceは、次の状況にある企業は特に導入することをおすすめしたい。

・Excelやスプレッドシートでデータ分析をする機会が多い
・頻繁にオンラインミーティングを行っている

　このような状況にある企業に導入をおすすめする理由を解説する。
 

「Zoho Sheet」ならAI機能「Zia」でデータをクリーニング

　Excelやスプレッドシートで処理している時、「データも関数も合っているはずなのに、なぜ上手く反映されないのか」と、トラブルの原因追求に時間を取られてしまい、なかなか作業が進まなかったという経験をした人もいるだろう。日頃、Excelやスプレッドシートで処理することが多い人は、特に頻発するだろう。

　「Zoho Sheet」は、AI機能「Zia」がデータのクリーニングを行い、データの不一致や重複、不足しているデータなどを見つけ出してくれる。

　この機能により、データ処理に莫大な時間を要していた時間が嘘のように短縮され、作業効率が上がるだろう。
 

Zoho Meetingは別途アプリをダウンロードする必要がない

　リモートワーク時のオンラインミーティングは必須である。Zoho Meetingは、オンラインミーティングを開催する際に使うツール。別途アプリをダウンロードする必要がなく、Zoho Meetingを起動するだけで済む。

　しかも、録画機能が搭載されているため、同時に参加できなかったメンバーとも後日共有できる。

　複数データの画面共有、タイムリーな投票、質疑応答、意思交換などがスムーズに行えるなど使い勝手の良さも魅力的だ。
 

コミュニケーション力向上と作業負担軽減を担ってくれるコラボレーションツール
 

　様々なアプリが一つの入り口から使えるコラボレーションツールは、利便性の高さが最大の売りだ。使いづらくハードルが高いと社員が感じてしまうようなツールは、本来の機能を活かせず作業効率の向上につなげることが難しい。

　Zoho Workplaceは、シンプルで使いやすいデザイン設計と、直感的な操作を実現している。また、属人的作業でミスが生まれやすいツールには、AI機能「Zia」がサポートしてくれる。これにより、作業負担は軽減され、時間を効率的に活用できるだろう。

　作成したデータを同時に共有できるだけでなく、タスク管理やカレンダーも共有することが可能で、コミュニケーションロスを回避できる点も心強い。

　「仕事の進捗状況をどう把握していいか分からない」「シンプルで使いやすいツールを探している」という人は、Zoho Workplaceの活用を検討したい。（GEAR）