仕事は効率よく、テキパキこなして当然の時代。デジタル製品やアプリを活用することで膨大な量の情報をうまく管理するのは当たり前。スマートフォンやスレートなどのモバイル端末を“普通のビジネスパーソン”が持つようになり、移動中や空き時間を有効に使っている。効率よく仕事を進めることは労働時間の短縮につながり、さらには空いた時間をプライベートに充てることができて一石二鳥。20代後半営業マンのある一日を例に、すぐに仕事に役立てることができる便利ツールを紹介しよう。

朝の過ごし方が一日のリズムをつくる、名刺は速攻でチェック　＜午前編＞

　朝7時半。デキる営業マンの一日は早い。今日は3社を訪問する。メディアドライブの名刺管理ソフト「 やさしく名刺ファイリング Pro. v.10.0」で、訪問先の場所と担当者名をチェックする。日々の営業活動ではたくさんの人と名刺を交換するので、名刺の管理はなかなか厄介だ。しかし、このソフトなら大量の名刺をデータベース化できる。登録した名刺は名前や社名で検索できるので、必要なときにすぐに探し出すことができる。商談用の書類を揃えて下準備は完了。すぐに出発だ。

　10時。1社目の訪問。プレゼンテーションで活躍するのが、パナソニックの「 Let'snote CF-J9L」だ。キャリングケースを兼ねた合皮ジャケットが付いているから、カバンからさっと取り出して使うことができる。15秒で起動するので、相手を待たせることがない。画面は10.1型ワイド液晶で、ビジネス向けPCとしてはやや小ぶりだが、これまでの「Let'snote」の基本性能を兼ね備えていて、スペックは大満足。商談は無事に終了した。

メディアからの情報収集や英会話……空き時間をフル活用　＜午後編＞

　12時。ランチを胃に収めながら、手持ちの新聞と雑誌、主要なウェブサイトに目を通す。日々変化する経済情勢を把握するには、複数のメディアに触れておくことが大切だ。記事を読んでいてわからない言葉が出てきたら、セイコーインスツルの電子辞書「 SR-G6100NH」で調べる。このモデルは、NHK「ラジオ英会話」1年分の音声データとテキストを収録している。空き時間を使って英会話を勉強することができて便利だ。というわけで情報収集ランチは終了。残りの2社を回ろう。

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　17時。帰社。各訪問先でいくつか提案をもらい、タスクが生まれた。商談後にアイディアを書き込んだ複数枚のメモ用紙は、すぐにPFUのスキャナ「 ScanSnap FI-S1500」でPCに取り込む。メモをストックし、次回の商談で使う企画書に反映するのだ。先方からもらったA4の資料もスキャニング。用紙サイズが異なっていても、一度に取り込んでくれる。机の上に置いたままでもじゃまにならないコンパクトなボディもありがたい。社員共有の複合機まで足を運ぶ時間と手間も省ける。

翌日の仕事の流れを前日に把握、人気アプリでスケジュール管理　＜夜編＞

　18時。今日は定時に会社を出る。実は、スキルアップのために簿記の講座に通っているのだ。講座で活躍するのはオリンパスのICレコーダー「 PJ-10」。学んだテーマを復習するとき、ノートを見ながら音声で講座を聴くと内容が頭に入りやすい。「PJ-10」がお気に入りの理由は、もう一つある。それは、FM・AMラジオを聞くことができる点だ。講座を終えた帰り道、電車の中で好きな音楽番組を聞くが小さな楽しみになっている。

　22時。最寄の駅から自宅まで歩いて帰るおよそ10分、毎日iPhoneで翌日のスケジュールを確認している。活用しているのは、クラウドサービス「Evernote」だ。Evernoteのいいところは、PCだけでなくスマートフォンでも編集・閲覧できる点だ。10分間という短い移動時間でも、翌日の仕事の内容と流れを把握しておくことができる。前日に仕事をイメージをしておくことは極めて重要だ。翌朝会社に着いたらすぐに仕事をスタートできるからだ。

　あるビジネスパーソンの一日を通してさまざまな便利ツールをみてきた。少なくとも明らかなのは、ツールを使えば、たとえ短い時間であっても有益な作業ができるということ。いま、仕事のスケジュール管理がうまくいっていなくて頭を抱えている人には、今回紹介したツールの中から試しに一つを選んで、まずはかたちから入ることをオススメしたい。便利ツールを使って時間を有効活用し、仕事をスムーズに進めよう。（BCN・井上真希子）